Admission en EHPAD : pourquoi vous devez lancer le dossier en février pour espérer une place au printemps

Le grand écart entre public et privé

Selon le statut de l’établissement, les écarts de délais et de tarifs peuvent être considérables.

Des délais d’admission beaucoup plus longs dans les EHPAD publics

Tous les EHPAD^[1] ne se valent pas en termes de délai. Dans le secteur public, qui représente environ 40% des places disponibles, l’attente moyenne oscille entre six mois et deux ans. Oui, deux ans. Certaines situations d’urgence médicale permettent d’accélérer le processus, mais ça reste l’exception plutôt que la règle.

À l’inverse, les établissements privés (commerciaux ou associatifs) affichent des délais bien plus courts : quelques semaines suffisent généralement, et dans certains cas urgents, une place peut se libérer sous 48 heures. 

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Une admission plus rapide dans le privé, mais à un coût nettement supérieur

Cette rapidité d’admission a un prix. Littéralement. Comptez entre 2 600 et 4 200 euros par mois dans le privé commercial, contre 1 900 euros en moyenne dans le public.

Cette différence tarifaire explique en partie pourquoi les EHPAD publics restent saturés. Pour les familles aux revenus modestes, c’est souvent la seule option viable, d’autant que ces établissements sont plus largement habilités à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale à l’hébergement.

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Février : le mois stratégique

Pourquoi février plutôt qu’avril ou mai ? Parce que l’admission en EHPAD n’est pas une formalité qu’on boucle en deux coups de tampon. C’est un parcours administratif et médical qui mobilise plusieurs acteurs : médecin traitant, médecin coordonnateur de l’établissement, services sociaux, et parfois le juge des tutelles si une mesure de protection est en cours.

Le dossier d’admission lui-même demande du temps. Depuis le printemps 2024, vous pouvez passer soit par la plateforme ViaTrajectoire, qui centralise les demandes en ligne. Plus de formulaire papier à renvoyer par courrier… mais ça reste une procédure qui nécessite de rassembler un tas de documents. Vous pouvez également passer par Cap Retraite, la grande différence est qu’un conseiller spécialisé vous écoute et vous aide à trouver un établissement, ainsi qu’à constituer un dossier solide gratuitement et sans engagement.

Voici ce qu’il vous faut avoir sous la main :

• Photocopie de la pièce d’identité et du livret de famille
• Justificatifs de ressources (avis d’imposition, notifications de retraite)
• Attestation de carte vitale et carte de mutuelle
• Certificat médical récent détaillant l’état de santé et le niveau d’autonomie
• Si applicable : notification d’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie), ordonnance de mise sous protection juridique

Le volet médical doit être complété en ligne par le médecin traitant. Sans lui, votre dossier est incomplet, et il ne sera tout simplement pas traité. D’où l’importance de prendre rendez-vous rapidement avec votre médecin pour qu’il puisse remplir cette partie dans les temps.

Multiplier ses chances : la stratégie multi-établissements

Un conseil qui revient systématiquement de la part des professionnels du secteur : ne déposez pas votre dossier dans un seul EHPAD. Multipliez les candidatures. Trois, quatre, cinq établissements si nécessaire. Le formulaire ViaTrajectoire est unique, donc vous n’avez pas à tout recommencer à chaque fois.

Certaines familles ajoutent même une note personnalisée à leur dossier pour expliquer le contexte, l’urgence éventuelle, les raisons du choix géographique. Ce n’est pas obligatoire, mais ça peut faire la différence quand l’équipe d’admission examine plusieurs profils similaires.

Après le dépôt : le parcours d’admission

Une fois votre dossier envoyé, le médecin coordonnateur de l’EHPAD l’étudie pour vérifier que l’établissement peut répondre aux besoins de la personne. Si c’est le cas, une visite de préadmission est organisée. C’est un moment important : le futur résident découvre les lieux, rencontre le directeur, l’équipe soignante, parfois le psychologue.

Cette étape permet aussi d’évaluer si la personne veut vraiment intégrer cet établissement. Parce que oui, même en situation de perte d’autonomie, le consentement reste central. Sauf cas très spécifique nécessitant une décision judiciaire, on ne place pas quelqu’un en EHPAD contre son gré.

Si tout se passe bien, vient ensuite la signature du contrat de séjour. Ce document détaille les prestations, les tarifs, les modalités de prise en charge, et reprend la charte^[2] des droits des résidents. Un projet personnalisé de vie est également mis en place pour adapter l’accompagnement au rythme, aux besoins et aux souhaits du résident.

Combien ça coûte vraiment ?

Derrière les moyennes nationales, le coût d’un séjour en EHPAD varie fortement selon la localisation et les aides mobilisables.

Des tarifs mensuels très variables selon le statut et le département

Le coût moyen d’un hébergement en EHPAD tourne autour de 2 630 euros par mois pour une chambre individuelle non habilitée à l’aide sociale. Ce tarif descend à 2 214 euros pour une chambre habilitée. Mais attention, ces moyennes nationales cachent d’énormes disparités régionales.

À Paris, il faut compter jusqu’à 4 500 euros mensuels. Dans la Meuse, on descend à 2 060 euros. Les Alpes-Maritimes affichent 3 220 euros, l’Aveyron 2 082 euros. Bref, le département où vous cherchez une place change radicalement la donne.

Les aides financières et avantages fiscaux pour réduire le reste à charge

Heureusement, plusieurs dispositifs existent pour réduire le reste à charge :

• L’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) compense la perte d’autonomie. En EHPAD, elle est versée directement à l’établissement, qui applique ensuite un tarif dépendance^[3] réduit au résident.
• Les aides au logement (APL ou ALS) sont possibles si l’établissement est conventionné par la CAF. Ça vaut le coup de vérifier ce point avant de choisir.
• L’aide sociale à l’hébergement (ASH), attribuée par le conseil départemental, prend en charge une partie des frais pour les personnes aux revenus insuffisants. Elle est récupérable sur succession et peut impliquer les enfants via l’obligation alimentaire. Le résident conserve toutefois un minimum pour ses dépenses personnelles, environ 10% de ses ressources mensuelles.
• Enfin, sachez que les frais d’hébergement et de dépendance ouvrent droit à une réduction d’impôt^[4] de 25%, dans la limite de 10 000 euros par an et par personne.

Et si c’est refusé ?

Un refus peut survenir pour plusieurs raisons : établissement inadapté aux besoins médicaux, ressources financières insuffisantes, absence de place habilitée à l’ASH, ou encore âge inférieur à 60 ans sans dérogation. Dans ces cas, la plupart des EHPAD orientent vers des structures plus adaptées.

D’où l’importance, encore une fois, de déposer plusieurs dossiers en parallèle. C’est la meilleure assurance d’obtenir une réponse positive dans les délais souhaités.

Quand faut-il vraiment envisager l’EHPAD ?

Plusieurs signaux doivent vous alerter : 

• chutes répétées, 
• impossibilité d’assurer seul les gestes du quotidien (toilette, repas, habillage), 
• isolement social croissant, 
• épuisement manifeste de l’aidant familial. 

L’évaluation du niveau de dépendance (via la grille GIR^[5]) par le médecin traitant aide à objectiver la situation.

Cette décision n’est jamais simple. Elle implique souvent toute la famille et nécessite un dialogue franc sur les capacités réelles de maintien à domicile. Mais une fois la décision prise, mieux vaut ne pas tergiverser.

Février est là. Si vous visez le printemps, c’est maintenant qu’il faut bouger. Prenez rendez-vous avec le médecin, rassemblez les papiers, créez votre dossier sur ViaTrajectoire, et multipliez les candidatures. Parce qu’entre le moment où vous cliquez sur « envoyer » et celui où vous recevez une réponse positive, il peut s’écouler plusieurs semaines. Voire plusieurs mois.