Le dispositif ViaTrajectoire, en place dans la plupart des départements français, est un service public destiné aux professionnels et aux particuliers. Il propose un annuaire des maisons de retraite et un module d’inscription en Ehpad.

Mis en ligne pour la première fois en 2004, ce dispositif implique aujourd’hui une collaboration interrégionale pour fluidifier la recherche de maison de retraite pour les particuliers. Le pari est-il réussi ? Tour d’horizon des fonctionnalités et promesses de ViaTrajectoire.

Qu’est-ce que ViaTrajectoire ?

Il s’agit d’un annuaire d’établissements sanitaires et médico-sociaux pour les personnes âgées et les personnes handicapées, accompagné d’un module d’inscription.

Il permet aux professionnels du secteur médico-social et aux particuliers de :

  • trouver un établissement dans la plupart des départements de France ;
  • remplir en ligne un dossier de demande d’admission. Ce dossier unique peut être transmis, par le biais du site, à un ou plusieurs établissements.

Annuaire ViaTrajectoire: les différents types d’établissements recensés

Des établissements pour trois catégories de personnesÉtablissements pour
les personnes âgées
– les personnes âgées

– les personnes en situation de handicap

– tout public
Ehpad: Établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes 

Ehpa: Établissements d’hébergement pour les personnes âgées

Résidences-autonomies

USLD: unités de soins de longue durée 

Quelques chiffres :

Le dispositif ViaTrajectoire recense :

  • 11 946 établissements pour personnes handicapées,
  • 4 859 établissements sanitaires,
  • 9 310 établissements pour personnes âgées.

Ses utilisateurs jusqu’à ce jour comprennent :

  • près de 138 000 professionnels,
  • plus de 348 000 seniors et leurs aidants.

Comment fonctionne ViaTrajectoire ?

Le site Internet www.viatrajectoire.sante-ra.fr permet notamment de consulter un annuaire des maisons de retraite et Ehpad dans l’ensemble de la France. Il est librement accessible par les usagers (le futur résident ou sa famille) et les professionnels de santé (médecin, assistante sociale…).

À l’exemple de l’annuaire des maisons de retraite de Cap Retraite, il permet de filtrer la recherche par ville, budget et type d’accueil souhaité. Les résultats se présentent sous forme de fiches, avec des informations de base sur les établissements :

  • coordonnées,
  • description générale et historique,
  • soins dispensés,
  • prestations proposées,
  • tarifs,
  • unités et gestionnaire de l’établissement.

Outre l’annuaire, ViaTrajectoire permet de faire les démarches administratives en ligne.

Comment remplir un dossier d’admission sur ViaTrajectoire ?

Le site permet de remplir un dossier d’admission unique en maison de retraite, via un module automatique, nécessitant une inscription sur le site. Les démarches se font en plusieurs étapes :

La page d’accueil du site comprend un accès pour les particuliers (personnes âgées ou personnes handicapées) et les professionnels. Après le choix de la catégorie lui correspondant, l’usager doit s’inscrire sur le site et donc disposer d’un email valide. Il remplit ensuite son dossier.

Le dossier d’admission en Ehpad comprend deux volets :

  • volet administratif,
  • volet médical.

La première partie est renseignée par l’usager. Elle comprend des détails sur :

  • l’état civil du futur résident,
  • les raisons de la demande d’admission,
  • le type d’accueil souhaité (permanent, temporaire, accueil de jour…),
  • les aspects financiers (revenus, avec justificatifs à l’appui, et aides financières reçues).

La deuxième partie est remplie en ligne par le médecin traitant, déclaré sur le site par l’usager. Le médecin doit être informé par le demandeur de l’existence du dossier.

En dernier lieu, l’usager choisit les établissements auxquels il désire envoyer le dossier d’admission, grâce au module de recherche de l’annuaire.

Viatrajectoire: qu’est-ce que le module grand-âge?

Viatrajectoire présente un module grand-âge. Ce dernier est un volet uniquement réservé à la recherche d’un établissement pour les personnes âgées

Les personnes âgées, seules ou à l’aide d’un représentant peuvent chercher à domicile, ou pendant l’hospitalisation une place dans plusieurs types de lieux de résidence: 

  • Ehpad
  • Ehpa
  • USLD
  • Résidences-autonomies

Pour ouvrir un dossier d’admission, la personne âgée doit suivre la procédure standard d’ouverture de dossier qui comporte 6 étapes. Cette dernière ou son représentant, devra remplir un dossier administratif puis soumettre la partie médicale à son médecin traitant.

Ce dernier devra remplir directement la partie médicale sur Viatrajectoire. La personne âgée ou son représentant pourra alors soumettre plusieurs demandes aux différents établissements qui l’intéressent. 

Voici les 6 étapes nécessaires pour ouvrir un dossier sur Viatrajectoire: 

1- Créer mon dossier

2- Valider mon adresse mail

3- Compléter le volet administratif

4- Déclarer mon médecin

5- Faire remplir le volet médical au médecin traitant

6- Finaliser et lancer ma recherche

La personne qui soumet la demande pourra postuler avec un seul dossier auprès de plusieurs établissements à la fois. Une fois la demande d’admission évaluée puis validée par un des établissements, cette dernière doit être soumise à la validation du demandeur. Une fois la candidature validée par les deux parties, une date d’entrée en maison de retraite est proposée. Les autres établissements de la liste du candidat sont immédiatement avertis que sa demande est annulée.  

Pourquoi utiliser le module grand-âge? 

Le module grand-âge s’adresse uniquement aux personnes âgées ayant 60 ans minimum et plus. Il existe plusieurs raisons d’utiliser le module grand-âge de Viatrajectoire: 

  • La personne âgée souhaite changer de mode de résidence
  • La personne est devenue davantage dépendante et ne peut plus vivre en totale autonomie
  • la personne ne souhaite plus vivre seule
  • la personne a besoin d’un accompagnement spécialisé au quotidien

La personne âgée qui se trouve dans ces différents cas de figure, pourra ouvrir un dossier sur Viatrajectoire et consulter l’annuaire des établissements médico-sociaux mis à sa disposition. Tout est géré numériquement sur le site internet. 

Le demandeur doit remplir les champs d’information requis ou peut être assisté par un tiers. Le futur résident doit ensuite soumettre le formulaire médical à son médecin traitant. Une fois l’étape complétée, le postulant doit rechercher les maisons de retraite correspondant à ses critères et envoyer des demandes d’admission.

La personne âgée ou son représentant devra ensuite consulter régulièrement le suivi des demandes et actualiser son dossier tous les 6 mois. Sans quoi le dossier et toutes les demandes seront automatiquement annulés. Les personnes qui contribuent au dossier comme le médecin traitant par exemple, peuvent également suivre le dossier de leurs patients. 

Pour les personnes qui rencontreraient des difficultés dans leurs démarches, sachez qu’un autre accompagnement gratuit et personnalisé existe pour permettre aux personnes âgées de trouver l’établissement idéal. Un conseiller Cap Retraite accompagne les demandeurs tout au long du processus afin de faciliter toutes les démarches administratives. L’accompagnement Cap Retraite a déjà permis d’aider des milliers de familles et les aide à concrétiser leurs démarches depuis plus de 25 ans. 

Quels sont les avantages et inconvénients du service ?

Comme chaque service informatisé, le site ViaTrajectoire comprend des avantages, mais aussi des inconvénients, et ne répond donc pas aux besoins de tout le monde.

AvantagesInconvénients
– L’annuaire est accessible aux familles et aux professionnels

– Le service est gratuit

– Le dossier unique est envoyé directement aux établissements
L’espace professionnel permet une gestion des orientations dans les établissements sanitaires et médico-sociaux


– Le dispositif n’est pas encore opérationnel dans tous les départements

– Il nécessite une connexion Web et une certaine maîtrise d’Internet

– L’usager ne bénéficie pas d’un accompagnement personnalisé tout au long de ses démarches.

– Ne couvre pas la région PACA ni la Bretagne

Pourquoi Cap Retraite plutôt que ViaTrajectoire ?

Cap Retraite est un service privé indépendant et entièrement gratuit. L’annuaire des maisons de retraite et Ehpad sur le site Internet couvre l’ensemble des départements de France, y compris la Corse. Les fiches détaillées des établissements, régulièrement mises à jour, indiquent également si la résidence a des places disponibles et précisent les tarifs.

Les atouts de Cap Retraite :

  • moteur de recherche intelligent : filtres pour préciser l’emplacement, le type d’accueil, le budget…
  • 70 conseillers spécialisés en gérontologie, à l’écoute des personnes âgées et de leur famille ;
  • accompagnement personnalisé gratuit jusqu’à l’entrée en maison de retraite ;
  • médecin au sein de l’équipe de Cap Retraite ;
  • conseils sur les aides financières et les démarches à effectuer, adaptés à chaque situation ;
  • sécurisation rigoureuse des données à caractère personnel et confidentialité absolue ;
  • traitement efficace et rapide des situations d’urgence.

Cap Retraite permet ainsi de trouver une solution adaptée aux besoins et attentes du senior, en un temps record, même dans les cas les plus délicats.

Quelques chiffres :

  • un million de familles accompagnées depuis 1994,
  • 110 000 familles conseillées en 2018,
  • 70 conseillers spécialisés en gérontologie
  • 96 % de familles satisfaites :

Comme chaque service informatisé, le site ViaTrajectoire comprend des avantages, mais aussi des inconvénients, et ne répond donc pas aux besoins de tout le monde.

FAQ

Depuis quand Via trajectoire existe-t-il?

L’outil qui permet aux particuliers de trouver des établissements sanitaires et médico-sociaux. L’initiative naît en 2004 dans la région Rhône-Alpes par la coopération des professionnels du secteur médico-social avec des spécialistes des systèmes d’information de santé. L’outil devient interrégional en 2008.

Comment actualiser mon dossier via trajectoire?

Pour actualiser votre dossier: 

1- Munissez-vous de votre numéro de dossier Via trajectoire ainsi que de votre mot de passe. 

2- Connectez-vous et sélectionnez l’espace réservé aux particuliers. 

3- En haut à droite de votre écran vous devez apercevoir le nom de la personne concernée par le dossier ainsi que le numéro de dossier.

4- Cliquez sur la case en haut à droite qui affiche “mon dossier”

5- Dans cette fenêtre 3 actions sont possibles: 

  • “Imprimer le formulaire Cerfa”: ce formulaire papier est à envoyer à tous les établissements qui ne sont pas connectés à Via trajectoire.
  • “Modifier mon mot de passe” 
  • “Annuler mon dossier”: annule le dossier et toutes les demandes. Le dossier peut être annulé puis réactivé si vous vous connectez à nouveau sur votre compte. Il faudra alors renvoyer vos demandes. 

Pour modifier une information sur votre dossier:

1- Connectez-vous à votre compte. 

2- Cliquez sur “Accéder à mon dossier” 

3- Cliquez sur l’onglet mes informations

4- Modifiez vos informations et cliquez sur “enregistrer”

Les établissements auront automatiquement accès à la version de votre dossier actualisé. 

Enfin, sur votre dossier vous pouvez relancer une demande pour chaque établissement, la modifier ou l’annuler. Sachez que votre médecin traitant est également habilité à actualiser votre dossier. 

La mise à jour de votre dossier vous sera demandée tous les six mois. Vous avez un délai d’un mois pour actualiser votre dossier après la réception du mail de rappel. Dans le cas où la mise à jour n’a pas été réalisée, votre dossier sera supprimé. 

Via trajectoire : qui peut ouvrir une demande?

Dans le cadre d’une recherche d’établissements pour une personne âgée, qu’il s’agisse d’un Ehpad, d’un Ehpa, d’une USLD ou d’une résidence-autonomie, les personnes autorisées à ouvrir un dossier sont: 

-un proche

-un accompagnant

-un représentant légal

-une personne de confiance

-la personne concernée par la demande

Chacune de ces personnes doit recueillir au préalable le consentement de la personne âgée, avant de soumettre une demande d’admission sur Viatrajectoire.

Peut-on ouvrir deux dossiers sur Via trajectoire?

Non, un seul dossier suffit pour la même personne. Vous pouvez envoyer le même dossier administratif et médical à plusieurs établissements à la fois. 

Si vous soumettez une demande pour deux personnes, vous devrez ouvrir deux dossiers, un pour chaque personne à inscrire et renseigner les informations qui leur sont propres.

Comment contacter Viatrajectoire?

Vous pouvez contacter leurs services uniquement pour des soucis d’ordre technique. Il est possible d’envoyer un mail ou d’appeler un numéro de téléphone en fonction de votre région. Toutefois, pour tout support ou assistance relative à votre dossier, il n’existe aucun service dédié. Toutes les démarches s’effectuent en ligne de façon automatisée. Vous n’aurez aucun interlocuteur pour vous assister dans l’ouverture et le suivi de votre dossier.

ViaTrajectoire: quelles sont les régions couvertes ?

Les régions couvertes par ViaTrajectoire sont: 

  • Bourgogne Franche-Comté
  • Centre-Val de Loire
  • Grand Est
  • Hauts de France
  • Ile-de-France
  • Normandie
  • Nouvelle Aquitaine
  • Occitanie
  • Pays de Loire

Via trajectoire ne couvre pas la totalité des régions de France. De plus, le nombre de départements qui collaborent avec ViaTrajectoire est limité. Il est possible que vous trouviez votre région sans trouver votre département. 

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Yaël A.,Rédactrice chez Cap Retraite

Commentaires (5)

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  1. Avenel MF

    C est un système inadapté aux personnes âgées, je vous conseille de l utiliser pour vous juger vous meme. Jouez bien avec le logiciel ! Sans jamais avoir de réponse !

    Répondre
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