ViaTrajectoire est un module d’aide à l’orientation et à l’admission des personnes âgées et des personnes handicapées par les structures sanitaires et médico-sociales. En ligne depuis 2004, ce site internet du service public propose aux particuliers et professionnels de santé d'accéder à un annuaire d'établissements comme les maisons de retraite et les Ehpad[1] avec un formulaire d'inscription.
Quelles difficultés ont les utilisateurs? Quelles sont leurs principales problématiques? Entre la création du dossier, la prise de contact et les mises à jour du compte… Voici les réponses aux 10 questions fréquentes à propos de Viatrajectoire et de son utilisation.
1- C'est quoi ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire est un site Internet (www.viatrajectoire.fr) sécurisé, issu d'un projet coopératif associant les ARS régionales avec les conseils départementaux et les professionnels de santé.
En permettant l'orientation personnalisée vers les maisons médicalisées et résidences spécialisées pour seniors ou personnes handicapées, cet outil "parcours patient" s’intègre dans la pratique des professionnels et fait partie de la palette des services numériques e-Parcours mis à disposition des territoires. Selon le module "grand-âge", "handicap"et "sanitaire", Viatrajectoire propose pour les personnes âgées :
- Des solutions de prise en charge adaptées aux besoins des seniors et de leurs proches.
- De trouver un établissement dans plusieurs départements de France.
- De remplir et transmettre un dossier de demande d’admission à un ou plusieurs centres.
2- Comment créer mon dossier ViaTrajectoire ?
Sur l'accueil du site ViaTrajectoire, cliquez sur le bouton rouge "créer mon dossier" dans la colonne à droite de l'écran. Puis sur "démarrer".
La création d'un dossier d'inscription s'effectue en 6 étapes :
1- La page "créer mon dossier" : remplissez le formulaire avec vos informations et validez. Puis cliquez sur "accepter la charte[2]" pour continuer. Veiller à bien remplir toutes les cases à astérisque *
2- Confirmation de l'adresse mail : connectez-vous à votre boîte mail. Vous avez reçu un e-mail de Viatrajectoire pour confirmer votre adresse mail et votre numéro de dossier. Cliquez sur le lien bleu pour vous rediriger à l'étape 3.
Attention : sans cette validation, vous ne pourrez pas poursuivre la création du dossier, car votre inscription s'annule automatiquement 4 jours à compter de la date d'envoi de l'email.
3- Complétez le volet administratif puis validez
4- Renseignez votre médecin référent. Cliquez sur le bouton violet pour indiquer ses coordonnées.
5- Téléchargez l’exemplaire Viatrajectoire du dossier médical à transmettre à votre médecin (afin qu’il le remplisse) puis cliquez sur suivant.
6- Votre dossier est complet. Vous pouvez accéder au moteur de recherche de maison de retraite et d'Ehpad près de chez vous.
Bon à savoir : votre dossier est valable 6 mois. Pour le garder actif, vous devez le mettre à jour. Autrement, vous n'y aurez plus accès au moins pendant 9 mois.
Étape | Description |
|---|---|
1. Création d'un compte | Renseigner le formulaire d’inscription |
2. Confirmation email | Valider l’adresse email reçue |
3. Volet administratif | Compléter les informations personnelles |
4. Médecin référent | Ajouter les coordonnées du médecin |
5. Dossier médical | Télécharger et envoyer au médecin |
6. Recherche | Accéder à la recherche d’établissements |
3- Qui remplit le dossier sur http://www.viatrajectoire.fr ?
Le dossier ViaTrajectoire peut être complété par la personne concernée, un proche ou son tuteur légal. Dans les deux derniers cas, il faut communiquer l'adresse mail du responsable du dossier pour assurer le suivi de votre demande d’admission auprès des établissements d’hébergement.
4- Quels documents sont-ils requis sur ViaTrajectoire pour un Ehpad ?
Aucun document n'est exigé pour finaliser une demande d'inscription. Cependant, lorsque vous souhaitez faire une demande d'admission en ligne, les établissements vous réclament des pièces justificatives à télécharger comme :
- votre carte d'identité,
- une copie du livret de famille,
- un avis d'imposition ou de non-imposition,
- votre carte vitale,
- l'avis médical,
- les attestations de sécurité sociale et de mutuelle,
- une notification de l’APA si le demandeur en est bénéficiaire.
5- Comment obtenir rapidement une place en maison de retraite?
Le portail ne fournit aucune information au sujet des places disponibles dans les établissements de son annuaire. Seuls les renseignements de base comme les coordonnés, des photos, les détails et les tarifs des prestations figurent sur les fiches. Vous pouvez sélectionner plusieurs maisons de retraite et les contacter directement via le répertoire.
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6- Je n'arrive plus à retrouver mon dossier d'inscription ?
Pour accéder à votre compte, il faut vous munir de votre numéro de dossier et de votre mot de passe.
- Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur "mot de passe oublié ?" afin de le réinitialiser sur votre adresse email.
- Si vous ne vous souvenez plus de votre numéro de dossier, consultez votre 1er mail de confirmation dans lequel il vous a été transmis (pensez à vérifier dans les onglets « indésirables » ou « spams ").
- Si votre dossier a été créé par un proche ou un professionnel, contactez-le afin qu’il vous communique vos identifiants.
Attention, si vous êtes le seul référent sur votre dossier et que vous n’avez pas confirmé votre adresse email dans les 4 jours suivant la création de votre dossier, celui-ci est annulé.
7- Comment annuler mon dossier ViaTrajectoire ?
Il y a plusieurs raisons de vouloir supprimer votre dossier :
- Suite au décès de la personne inscrite sur le site.
- Si votre dossier a été créé en double.
- Si vous avez trouvé un hébergement.
Dans tous les cas, il faut vous connecter puis cliquer sur la rubrique "Paramètres", puis sur le bouton "Annuler mon dossier".
8- Comment contacter ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire ne dispose pas de service "client" pour vous accompagner dans vos démarches. Seul un support technique en cas de problème sur le site ou de connexion existe. Vous pouvez y accéder :
- Via le bouton "besoin d'aide?", qui redirige sur une foire aux questions. Le bouton de contact, caché dans la dernière question intitulée : "comment puis-je contacter le support de ma région? ". Mais à la date de publication de cet article, ce lien ne fonctionne pas.
- Via la liste des contacts par région dans l'onglet "annuaire" puis "contact en région". Une liste des départements contient les e-mails ou les numéros de téléphone des responsables dédiés aux modules handicap,” viatrajectoire grand âge”ou sanitaire. Malheureusement, ils ne sont pas tous représentés.
Dans le cas où vous trouverez un moyen de communiquer : pensez à décrire la situation ou le problème rencontré sans oublier de préciser vos références (téléphone, email, nom de l'établissement ou du service concerné…) afin d'accélérer le traitement de votre requête.
9- Comment actualiser son dossier sur ViaTrajectoire mon compte ?
Pour éviter de perdre votre dossier d'inscription ou celui de votre patient, vous devez l'actualiser tous les 6 mois. Cela permet aux établissements auxquels vous avez fait une demande d'être informés automatiquement de votre situation.
Ces derniers peuvent aussi exiger une mise à jour de votre dossier (« relance ») avant de vous contacter. Dans ce cas, si le dossier en ligne n’est pas rafraîchi, il sera annulé au bout d’un mois. Avant ce délai, vous serez averti par e-mail. Voici la procédure :
- Rendez-vous sur votre compte www.viatrajectoire.fr espace particulier
- Cliquez sur “Accéder à mon dossier” puis sur l’onglet mes informations
- Modifiez les informations souhaitées et cliquez sur “enregistrer”
Votre médecin traitant peut également mettre à jour votre dossier depuis son espace professionnel.
10- Comment avoir un accompagnement personnalisé ?
ViaTrajectoire ne propose pas de suivi personnalisé et leurs réponses techniques par mail sont automatisées.
En revanche, depuis 1994, les conseillers Cap Retraite, en liaison avec les professionnels de gérontologie[4] et médecine, accompagnent les seniors et leurs proches dans leurs démarches du début à la fin. Nous vous aidons à trouver un hébergement adapté sur toute la France, dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux, Nice, ainsi que dans les petites villes.
L’accompagnement est gratuit et sans engagement. Notre mission : trouver une solution humaine, rapide et adaptée aux besoins et attentes du senior, même dans les situations les plus difficiles.
Fonctionnalité | ViaTrajectoire | Cap Retraite |
|---|---|---|
Annuaire d’établissements | Oui (mais pas de disponibilité en temps réel) | Oui, avec possibilité de contact direct |
Création de dossier | En 6 étapes via formulaire en ligne | Prise en charge par un conseiller |
Support technique | FAQ et support par région | Accompagnement personnalisé gratuit |
Mise à jour du dossier | Tous les 6 mois | Géré par un conseiller pour un suivi continu |
Recherche d’établissements | National | National, aussi bien dans les grandes villes qu'en zones rurales |
Astuces pratiques pour utiliser ViaTrajectoire efficacement
- Vérifiez vos spams : les e-mails de confirmation et les notifications importantes peuvent parfois arriver dans vos courriers indésirables.
- Préparez vos documents à l’avance : avant de commencer votre inscription, assurez-vous d’avoir sous la main tous les documents nécessaires pour éviter de devoir interrompre la création de votre dossier.
- Utilisez un navigateur à jour : ViaTrajectoire fonctionne mieux avec les navigateurs récents. Mettez à jour votre navigateur pour éviter les problèmes techniques.
- Contactez directement les établissements : bien que ViaTrajectoire facilite la transmission de votre dossier, n’hésitez pas à appeler directement les maisons de retraite pour accélérer le processus.
- Sauvegardez vos identifiants : gardez votre numéro de dossier et mot de passe dans un endroit sécurisé pour faciliter l’accès ultérieur.
ViaTrajectoire : avis
Les familles que nous avons aidées ont laissé des avis sur le module ViaTrajectoire:
-
[1] EHPAD
Les EHPAD sont des établissements médicalisés qui accueillent des personnes âgées qui ont besoin de soins médicaux réguliers et d’une aide dans leur vie quotidienne.
-
[2] Charte
La Charte des droits et libertés des résidents en maison de retraite est un document qui assure aux personnes âgées leurs droits à la dignité, au respect et à des…
-
[3] AMP
L’AMP (Aide Médico-Psychologique) est un professionnel qui aide les personnes en difficulté, notamment dans les établissements spécialisés, en les soutenant dans leur vie quotidienne et en leur offrant un accompagnement…
-
[4] Gérontologie
La gérontologie est l’étude du vieillissement et des défis liés à la vie des personnes âgées.
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Commentaires (16)
Réagissez, posez une question…
Nous ne savions pas que régulièrement il fallait réactualiser le dossier nous avons raté la date, le dossier est archivé comment faire pour le réactiver (6 jours de retard) MERCI pour votre réponse
Bonjour,
Merci pour votre commentaire,
Contactez le support technique ou le service client de Trajectoire pour expliquer la situation. Ils pourront vous guider sur la procédure pour réactiver le dossier même après le retard
Bonne journée,
Amandine.
Bonjours
J’en arrive Pas à revalider le dossier pour le maintient de la demande merci d avance
Bonjour
Je vous remercie pour votre commentaire.
Pour revalider votre dossier via Trajectoire, assurez-vous de suivre les instructions spécifiques fournies par la plateforme et contactez le support technique si nécessaire pour obtenir de l’aide.
Bonne journée.
Amandine