ViaTrajectoire est un module d’aide à l’orientation et à l’admission des personnes âgées et des personnes handicapées par les structures sanitaires et médico-sociales. En ligne depuis 2004, ce site internet du service public propose aux particuliers et professionnels de santé d’accéder à un annuaire d’établissements comme les maisons de retraite et les Ehpad[1] avec un formulaire d’inscription.
Quelles difficultés ont les utilisateurs? Quelles sont leurs principales problématiques? Entre la création du dossier, la prise de contact et les mises à jour du compte… Voici les réponses aux 10 questions fréquentes à propos de Viatrajectoire et de son utilisation.
1- C’est quoi ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire est un site Internet (www.viatrajectoire.fr) sécurisé, issu d’un projet coopératif associant les ARS, les conseils départementaux et les professionnels de santé.
établissements sanitaires et médico-sociaux, cet outil s’adresse à la fois aux particuliers et aux professionnels. Selon les modules « personnes âgées », « handicap » et « sanitaire », ViaTrajectoire permet notamment, pour les personnes âgées :
- De rechercher des solutions de prise en charge adaptées à leurs besoins et à ceux de leurs proches.
- De trouver un établissement dans différents départements de France.
- De remplir et transmettre un dossier de demande d’admission à une ou plusieurs structures.
2- Comment créer mon dossier ViaTrajectoire ?
Sur l’accueil du site ViaTrajectoire, cliquez sur le bouton « Créer/Gérer un dossier ». Dans la première partie de la fenêtre qui s’ouvre, concernant l’accueil en « établissement d’hébergement pour personnes âgées » cochez « créer un dossier », puis validez. Sur la page suivante, cliquez sur « démarrer ».
La création d’un dossier d’inscription s’effectue en 6 étapes :
1- La page « créer mon dossier » : remplissez le formulaire avec vos informations et validez. Veillez à bien remplir champs obligatoires (signalés par un astérisque*). Puis cliquez sur « accepter la charte[2] » pour continuer.
2- Confirmation de l’adresse mail : connectez-vous à votre boîte mail. Vous avez reçu un e-mail de Viatrajectoire pour confirmer votre adresse mail et votre numéro de dossier. Cliquez sur le lien indiqué pour poursuivre la démarche.
Attention : si vous êtes le seul référent du dossier et ne confirmez pas votre adresse mail dans les 4 jours suivant sa création, le dossier est annulé.
3- Complétez le volet administratif puis validez les informations renseignées.
4- Renseignez votre médecin référent, en recherchant ses coordonnées dans l’annuaire proposé par ViaTrajectoire.
5- Demandez à votre médecin de compléter le dossier. Il doit renseigner directement dans ViaTrajectoire le volet médical et le volet autonomie, de préférence lors d’une consultation dédiée.
6- Recherchez les maisons de retraite et EHPAD correspondant à vos critères. Une fois les différents volets du dossier complétés, vous pouvez envoyer votre demande aux établissements sélectionnés.
Bon à savoir : un seul dossier ViaTrajectoire suffit pour envoyer des demandes à plusieurs établissements. En revanche, pour une demande concernant un couple, un dossier doit être créé pour chaque personne.
Étape | Description |
|---|---|
1. Création d’un compte | Renseigner le formulaire d’inscription |
2. Confirmation email | Valider l’adresse email reçue |
3. Volet administratif | Compléter les informations personnelles |
4. Médecin référent | Ajouter les coordonnées du médecin |
5. Dossier médical | Faire remplir par le médecin |
6. Recherche | Accéder à la recherche d’établissements |
3- Qui remplit le dossier sur http://www.viatrajectoire.fr ?
Le dossier ViaTrajectoire peut être complété par la personne concernée, un proche ou son tuteur légal. Dans les deux derniers cas, l’accord de la personne âgée est indispensable. Il faut également communiquer l’adresse mail du responsable du dossier pour assurer le suivi de votre demande d’admission auprès des établissements d’hébergement.
4- Quels sont les documents requis sur ViaTrajectoire pour un Ehpad ?
Aucun document n’est exigé pour finaliser une demande d’inscription. Cependant, lorsque vous souhaitez faire une demande d’admission en ligne, les établissements vous réclament des pièces justificatives à télécharger comme :
- une copie de la carte d’identité ou du passeport,
- une copie du livret de famille,
- le dernier avis d’imposition ou de non-imposition,
- des justificatifs du montant des retraites,
- une attestation de droits à l’Assurance maladie,
- une attestation de mutuelle,
- une notification de l’APA si le demandeur en est bénéficiaire,
- la notification d’admission à l’aide sociale à l’hébergement (ASH), le cas échéant,
- le jugement de mise sous protection juridique, le cas échéant.
Le volet médical n’est pas à télécharger parmi les pièces justificatives : il est directement renseigné dans ViaTrajectoire par le médecin.
5- Comment obtenir rapidement une place en maison de retraite?
Le portail ne fournit aucune information en temps réel sur les places disponibles dans les établissements de son annuaire. En revanche, leurs fiches présentent leurs coordonnées, leurs caractéristiques, les prises en charge proposées, les prestations et les tarifs.
Vous pouvez sélectionner plusieurs maisons de retraiteleur transmettre votre demande via ViaTrajectoire et, si nécessaire, les contacter directement grâce aux coordonnées indiquées dans l’annuaire.
Conseil pratique : en cas de besoin urgent, élargir la recherche géographique et envoyer le dossier à plusieurs établissements augmente les possibilités d’obtenir une réponse rapidement.
Besoin d’un accompagnement gratuit et personnalisé ?
SERVICE GRATUIT & SANS ENGAGEMENT
6- Je n’arrive plus à retrouver mon dossier d’inscription ?
Pour accéder à votre dossier, il faut vous munir de son numéro et de votre mot de passe.
- Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « mot de passe oublié ? » afin de le réinitialiser sur votre adresse email.
- Si vous ne vous souvenez plus de votre numéro de dossier, consultez votre premier mail de confirmation dans lequel il vous a été transmis (pensez à vérifier dans les onglets « indésirables » ou « spams »).
- Si votre dossier a été créé par un proche ou un professionnel, contactez-le afin qu’il vous communique vos identifiants.
Bon à savoir : si vous ne parvenez pas à récupérer votre numéro de dossier, notamment parce que vous n’avez plus accès à l’adresse email associée, vous pouvez contacter l’assistance usagers ViaTrajectoire.
7- Comment annuler mon dossier ViaTrajectoire ?
Il y a plusieurs raisons de vouloir annuler votre dossier :
- Suite au décès de la personne inscrite sur le site.
- Si votre dossier a été créé en double.
- Si vous avez trouvé un hébergement.
Dans tous les cas, il faut vous connecter puis cliquer sur la rubrique « Paramètres », puis sur le bouton « Annuler mon dossier ».
Sélectionnez ensuite un motif d’annulation et confirmez votre choix.
Bon à savoir : l’annulation du dossier entraîne également l’annulation des demandes adressées aux établissements.
8- Comment contacter ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire ne dispose pas de service d’accompagnement personnel dans vos démarches. En revanche, il existe un service d’assistance offrant un support technique en cas de problème de connexion ou de difficulté dans l’utilisation du dossier. Vous pouvez contacter l’assistance :
- par téléphone au 0801 110 110, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h 30, heure métropolitaine ;
- via le formulaire de contact disponible sur le site ViaTrajectoire.
Le formulaire permet notamment de signaler un problème de connexion ou de compte, une difficulté pour rechercher un établissement, remplir le dossier ou gérer les demandes envoyées.
Pensez à décrire la situation ou le problème rencontré sans oublier de préciser vos références (téléphone, email, nom de l’établissement ou du service concerné…) afin d’accélérer le traitement de votre requête.
9- Comment actualiser son dossier sur ViaTrajectoire ?
Pour maintenir votre demande à jour, pensez à actualiser régulièrement votre dossier ViaTrajectoire. Une demande qui n’a pas été actualisée depuis plus de 6 mois peut faire l’objet d’une relance. Les établissements auxquels vous avez fait une demande sont informés automatiquement des modifications apportées au dossier.
En cas de relance, vous disposez d’un mois pour effectuer la mise à jour. À défaut, le dossier peut être annulé. Vous serez averti par e-mail. Voici la procédure :
- Rendez-vous sur www.viatrajectoire.fr et cliquez sur « Créer/Gérer un dossier » ;
- Connectez-vous à votre dossier ;
- Accédez à la rubrique « Mes informations » ;
- Modifiez les informations souhaitées et cliquez sur « Enregistrer ».
Votre médecin traitant peut également mettre à jour le volet médical et le volet autonomie depuis son espace professionnel.
10- Comment avoir un accompagnement personnalisé ?
ViaTrajectoire ne propose pas d’accompagnement personnalisé dans le choix d’une maison de retraite. Son assistance intervient principalement en cas de difficulté liée à l’utilisation du site ou du dossier.
En revanche, depuis 1994, les conseillers Cap Retraite, en liaison avec les professionnels de gérontologie[3] et médecine, accompagnent les seniors et leurs proches dans leurs démarches du début à la fin. Nous vous aidons à trouver un hébergement adapté sur toute la France, dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux, Nice, ainsi que dans les petites villes.
L’accompagnement est gratuit et sans engagement. Notre mission : trouver une solution humaine, rapide et adaptée aux besoins et attentes du senior, même dans les situations les plus difficiles.
Fonctionnalité | ViaTrajectoire | Cap Retraite |
|---|---|---|
Annuaire d’établissements | Oui (mais pas de disponibilité en temps réel) | Oui, avec informations et mise en relation avec les établissements |
Création de dossier | En 6 étapes via formulaire en ligne | Aide d’un conseiller dans les démarches d’admission |
Support technique | FAQ et assistance usagers par téléphone ou formulaire | Accompagnement personnalisé gratuit par un conseiller |
Mise à jour du dossier | En cas de changement et après une éventuelle relance | Gérée par un conseiller pour un suivi continu |
Recherche d’établissements | Annuaire | Selon les critères et besoins de la personne |
Astuces pratiques pour utiliser ViaTrajectoire efficacement
- Vérifiez vos spams : les e-mails de confirmation et les notifications importantes peuvent parfois arriver dans vos courriers indésirables.
- Préparez vos documents à l’avance : avant de commencer votre inscription, assurez-vous d’avoir sous la main les principaux documents nécessaires pour éviter de devoir interrompre la création de votre dossier.
- Utilisez un navigateur à jour : ViaTrajectoire fonctionne mieux avec les navigateurs récents. Mettez à jour votre navigateur pour éviter les problèmes techniques.
- Contactez directement les établissements : bien que ViaTrajectoire facilite la transmission de votre dossier, n’hésitez pas à appeler directement les maisons de retraite pour connaître l’état de votre demande, leurs délais ou leurs possibilités d’accueil.
- Sauvegardez vos identifiants : gardez votre numéro de dossier et mot de passe dans un endroit sécurisé pour faciliter l’accès ultérieur.
ViaTrajectoire : avis
Les familles que nous avons aidées ont laissé des avis sur le module ViaTrajectoire:
-
[1] EHPAD
Les EHPAD sont des établissements médicalisés qui accueillent des personnes âgées qui ont besoin de soins médicaux réguliers et d’une aide dans leur vie quotidienne.
-
[2] Charte
La Charte des droits et libertés des résidents en maison de retraite est un document qui assure aux personnes âgées leurs droits à la dignité, au respect et à des…
-
[3] Gérontologie
La gérontologie est l’étude du vieillissement et des défis liés à la vie des personnes âgées.
Note de l’article (8 votes)
Cet article vous a-t-il été utile ?
Notez cet article afin de nous permettre d’améliorer nos contenus.
Commentaires (24)
Réagissez, posez une question…
Bonjour, C’est la deuxième fois que je reçois les sms de toutes les ehpads inscrites sur viatrajectoire toutes ANNULEES. Début aout viatrajectoire m’a informé que c’était l’action de l’hôpital ou avait séjourné ma soeur. J’ai refait toutes les inscriptions. Aujourd’hui cela recommence, je n’y comprends rien. Pouvez m’aider et me donner votre avis
Bonjour
Je vous remercie pour votre commentaire.
Je vous invite a nous contacter au 01 86 65 82 00 afin de pouvoir vous aider dans vos recherches.
Bonne journée.
Amandine
Bonjour
Maman est inscrite depuis 5 ans dans 5 Ehpad via trajectoire et malgré mes mises à jour tous les 6 mois je n ai jamais eu de nouvelles ni en message ni par mail! Maman est gir5 vite fait car elle n a plus de docteur donc pas réévaluée! Je me demande si elle n est pas passée aux oubliettes car elle a 87 ans et vit seule chez elle! Le problème c est que l on n a aucune nouvelle des commissions d entrées et a se demander si les soi disants valides sont pris!
Bonjour,
Merci de votre commentaire.
Attendre 5 ans sans réponse n’est pas normal. Je vous conseille de nous contacter au01.86.65.82.00 afin que l’on puisse vous venir en aides dans votre recherche d’établissement.
Bonne journée,
Amandine.
bonjour
comment ce fait il que l’on ne peut plus avoir accès à via trajectoire ?
pour crée un dossier
merci de votre réponse
Bonjour,
Merci de votre commentaire,
Nous ne sommes pas Via Trajectoire, mais Cap Retraite. De ce fait, nous ne pouvons pas vous aider directement pour cette plateforme. Je vous invite à contacter leur service. De fait, si vous êtes en recherche d’un établissement, il vous est possible de nous joindre au 01 86 65 82 00 afin qu’un de nos conseillers puisse vous aider.
Bonne journée,
Amandine.