Dossier EHPAD pour la rentrée : le rétroplanning semaine par semaine à suivre dès août

Pourquoi commencer en août

D’abord, certaines démarches ont un délai incompressible : l’instruction de l’APA en établissement prend en principe deux mois, l’aide sociale à l’hébergement est plus longue encore. 

Ensuite, l’été ralentit les établissements et les médecins, ce qui rallonge le temps de traitement. S’y prendre tôt permet d’absorber ces lenteurs sans repousser l’entrée.

Le rétroplanning en un coup d’oeil

Semaine 1 : évaluer le niveau d’autonomie

Tout part du GIR (groupe iso-ressources), qui mesure la dépendance^[3] de 1 (la plus lourde) à 6 (autonome). Prenez rendez-vous avec le médecin traitant pour amorcer l’évaluation. Le GIR conditionne l’accès à l’EHPAD et le montant de l’APA. C’est la première brique : sans elle, le reste flotte.

Semaine 2 : ouvrir le dossier ViaTrajectoire

ViaTrajectoire est la plateforme publique en ligne qui permet de constituer un dossier unique de demande d’admission et de l’envoyer à plusieurs EHPAD à la fois, sans ressaisir les informations. La famille remplit le volet administratif : identité, situation, ressources, souhaits géographiques. Créez le compte et saisissez ces données cette semaine. Repérez déjà une liste d’établissements dans la zone voulue, quitte à l’élargir ensuite.

Semaine 3 : faire remplir le volet médical

Le volet médical ne peut être rempli que par un médecin, généralement le médecin traitant, et il est transmis de façon confidentielle au médecin coordonnateur de l’établissement. C’est aujourd’hui le premier point de blocage des dossiers : un volet médical incomplet bloque toute l’admission. Prenez rendez-vous tôt, car en août les agendas médicaux sont chargés. Confirmez que le médecin a bien validé et transmis sa partie sur la plateforme.

Semaine 4 : rassembler les pièces

Préparez le socle administratif, souvent demandé en complément :

• Pièce d’identité et livret de famille.
• Attestation de droits de l’Assurance maladie et carte mutuelle.
• Avis d’imposition et justificatifs de ressources (retraite, épargne).
• Justificatif de domicile récent.
• Coordonnées du médecin traitant et, le cas échéant, du représentant légal.

Numérisez chaque document : les établissements travaillent de plus en plus par voie dématérialisée.

Semaine 5 : envoyer et visiter

Une fois les deux volets complets, envoyez le dossier aux établissements choisis via ViaTrajectoire. Profitez de la même semaine pour organiser des visites : ambiance, propreté, personnel, chambre, tarifs. Une visite change souvent le classement des préférences. N’hésitez pas à poser des questions sur le tarif hébergement, le tarif dépendance et le reste à charge estimé.

Semaine 6 : lancer les demandes d’aides

Ne attendez pas l’admission définitive pour préparer le financement. Trois aides principales :

• APA en établissement : demande au conseil départemental, instruction de principe en deux mois, versée directement à l’établissement pour couvrir la dépendance.
• APL ou ALS : demande à la CAF, avec effet le mois suivant la demande. À déposer dès que l’établissement est connu.
• Aide sociale à l’hébergement (ASH) si les ressources ne couvrent pas le tarif : demande au département, instruction plus longue mais effet rétroactif possible à la date d’entrée. Le résident conserve au minimum 10 pour cent de ses ressources.

Pensez aussi à la réduction d’impôt^[4] de 25 pour cent des frais d’hébergement et de dépendance, dans la limite de 10 000 euros de dépenses par an.

Semaines 7 et 8 : décider et signer

Les réponses arrivent au fil des places disponibles. Comparez les propositions, confirmez votre choix, signez le contrat de séjour. Vérifiez le montant du dépôt éventuel, la date d’entrée et l’articulation avec les aides en cours d’instruction. Une entrée à la rentrée devient alors réaliste.