Dossier APA : démarches, formulaire et conseils pour bien le remplir

Où et comment demander un dossier APA en établissement ?

Pour soumettre une demande d’APA en établissement, vous devez aussi remplir et soumettre un dossier.

Il n’existe pas de formulaire unique national. Chaque département dispose de son propre dossier, établi selon le modèle défini par le Code de l’action sociale et des familles.

Le dossier peut être retiré auprès :

• de la résidence ;
• du CCAS ;
• d’un point d’information pour les seniors ;
• des services d’aide sociale du département (souvent aussi proposé en téléchargement).

À savoir
En cas de changement de département datant de moins de trois mois, la demande d’APA relève du département de l’ancien domicile. Vous devez vous procurer le dossier auprès de ce dernier.
Cette règle s’applique également aux personnes résidant en résidence autonomie ou en accueil familial.

L’équipe de l’EHPAD ou de l’USLD aide généralement le résident dans cette démarche. Les conseillers Cap Retraite sont également à votre disposition pour le renseigner efficacement et gagner du temps.

Comment remplir le dossier APA ?

Lorsque vous remplissez le dossier d’APA et d’aides à l’autonomie, vous devez renseigner plusieurs rubriques :

• détails personnels,
• protection juridique,
• revenus, allocations et patrimoine…

1. La situation du demandeur

Le formulaire d’APA comprend d’abord une partie sur les coordonnées et détails personnels du demandeur. Il devra aussi préciser les personnes avec lesquelles le senior réside :

• conjoint ou personne avec laquelle il vit en couple,
• autres personnes vivant à son domicile.

Une partie du formulaire APA concerne les personnes placées sous protection juridique. Il convient d’indiquer le type de mesure et les coordonnées du protecteur. Les coordonnées de la personne référente à joindre pour le dossier d’APA doivent aussi être renseignées.

2. Un mini-formulaire d’évaluation des besoins

Le formulaire permet de solliciter plusieurs aides différentes : celle de la caisse de retraite ou l’APA, versée par le département. Un bref questionnaire sur les capacités du demandeur à effectuer plusieurs gestes du quotidien permet de déterminer à quel organisme adresser la demande.

Ce questionnaire ne remplace pas l’évaluation de l’autonomie et des besoins par l’équipe médico-sociale du département, ou par l’évaluateur de la caisse de retraite. Il vise uniquement à vous guider dans vos démarches.

3. La déclaration de ressources pour déterminer la participation au plan d’aide

Viennent ensuite des éléments déclaratifs relatifs aux revenus et au patrimoine du demandeur. Pour bien remplir le formulaire APA, il faudra préciser l’ensemble des revenus du demandeur et de son conjoint.

Une liste des biens immobiliers devra être fournies.

4. Les pièces à joindre au dossier APA

Enfin, vous devrez joindre au formulaire d’APA les pièces justificatives suivantes :

• justificatif d’identité : photocopie de la carte d’identité, du livret de famille, du passeport ou d’un extrait d’acte de naissance. Pour un demandeur de nationalité étrangère : carte de résidence ou titre de séjour ;
• photocopie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition à l’Impôt sur le revenu ;
• photocopie du dernier relevé de la taxe foncière sur le bâti et le non bâti ;
• relevé d’identité bancaire RIB ou postale RIP ;
• photocopie du jugement de protection judiciaire, d’habilitation familiale ou du mandat de protection future, le cas échéant.

5. Le certificat médical de la demande d’APA et CMI

Le formulaire d’APA inclut également en annexe un certificat médical qui peut être joint sous pli cacheté. Rempli par le médecin traitant, il est facultatif. Il aide l’équipe médico-sociale à établir le plan d’aide. Il sert aussi à vérifier si le senior est éligible à la carte mobilité inclusion (CMI).

Le médecin peut y ajouter des documents et comptes rendus sur les pathologies réduisant l’autonomie du patient. Il y précisera notamment :

• les soins suivis,
• sa propre évaluation de l’atteinte de l’autonomie du senior,
• son pronostic quant à l’évolution de celle-ci.

Bon à savoir : même s’il n’est pas obligatoire, le certificat médical est une pièce importante du dossier APA. Il permet au professionnel de santé qui vous connaît le mieux de décrire votre situation en détail.

Comment le dossier d’APA est-il instruit ?

C’est le président du Conseil départemental qui décide de l’attribution de l’APA, après examen du dossier de demande d’APA par une commission qu’il préside.

Cette commission réunit des représentants du département et des organismes de sécurité sociale.

Quel délai après dépôt du dossier d’APA ?

Le Conseil départemental notifie sa décision dans un délai de deux mois à compter de la date du dépôt du dossier d’APA complet.

Les délais du plan d’aide de l’APA

Pour la demande d’APA à domicile, l’équipe médico-sociale doit procéder à l’évaluation de la perte d’autonomie et proposer un plan d’aide dans les 30 jours à compter de cette date. Le senior a 10 jours pour l’approuver ou demander une modification. Dans ce dernier cas, l’EMS a 8 jours pour proposer un nouveau plan d’aide. Il doit être accepté et signé pour pouvoir bénéficier de l’aide.

Pour l’APA à domicile, le bénéficiaire doit, dans le délai d’un mois à compter de la notification de la décision d’attribution, déclarer au PCG le ou les salariés à la rémunération desquels l’APA est utilisée, en totalité ou en partie, et tenir à disposition les justificatifs de dépenses autres que de personnel.

Quand a lieu le premier versement de l’APA ?

Le premier versement de l’APA est effectué au cours du mois suivant la décision d’attribution de l’aide. Il inclut les sommes dues depuis l’ouverture des droits, c’est-à-dire depuis la réception du dossier APA complet.

Comment faire une demande d’APA en urgence ?

Il est possible de faire une demande d’APA en urgence pour recevoir plus rapidement l’aide financière du département et mettre en place des aides adaptées à la situation du senior.

Dans quels cas l’APA peut-elle être accordée en urgence ?

Diverses situations justifient la demande d’APA en urgence :

• une sortie d’hospitalisation après un problème médical soudain,
• une détérioration subite de l’état de santé de l’aîné,
• un changement d’ordre social : décès ou hospitalisation de l’aidant, etc.

Comment procéder en urgence ?

En cas d’urgence à caractère médical ou social, adressez-vous au service d’action sociale du département ou au CCAS, comme pour une demande d’APA normale. Vous pouvez également vous rapprocher du point d’information local. Expliquez votre situation.

Il sera toujours nécessaire de remplir le dossier APA pour une prise en charge au long terme, mais une somme fixe sera attribuée immédiatement.

Qu’est-ce que l’APA forfaitaire ?

Si le département est convaincu de l’urgence de la situation, l’APA forfaitaire est versée provisoirement au demandeur jusqu’à expiration du délai de 2 mois pour l’instruction du dossier.

• Son montant s’élève à 1 022,78 € (en 2025) pour l’APA à domicile. Entre temps, un plan d’aide adapté sera élaboré par l’équipe médico-sociale.
• L’APA forfaitaire en établissement correspond à la moitié du tarif dépendance le plus élevé facturé par l’EHPAD ou l’USLD, c’est-à-dire pour les GIR 1-2. 

Autrement dit, si le tarif des GIR 1-2 est de 20 € par jour, vous recevez 300 € par mois pendant deux mois maximum.

L’APA d’urgence est-elle récupérable ?

L’APA forfaitaire attribuée en cas d’urgence est une avance. Si elle est supérieure au montant finalement accordé, elle est retirée de la somme versée chaque mois.

À l’inverse, si elle est inférieure, les sommes dues à compter du dépôt du dossier sont complétées.

Faut-il rembourser si la demande est refusée ?

Oui, les sommes versées au titre de l’APA en urgence doivent être restituées si la demande est refusée.