Vous envisagez une entrée en maison de retraite pour vous ou pour un proche ? Le dossier d’admission en Ehpad est une étape incontournable de vos démarches. Il peut sembler compliqué au premier abord, mais il a l’avantage d’être identique pour tous les établissements. Décryptage pour tout savoir et accélérer les procédures.
Qu’est-ce qu’un dossier de demande d’admission en Ehpad ?
Le dossier de demande d’admission en Ehpad permet de solliciter une entrée en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes.
Il s’agit d’un dossier unique, rempli par la personne âgée ou son représentant légal : il n’est nécessaire de le renseigner qu’une seule fois. Si vous considérez plusieurs résidences, il suffit donc de le photocopier.
Où se procurer un dossier Ehpad ?
Le formulaire Cerfa 14732*03 peut être retiré à plusieurs endroits :
- auprès de l’établissement qui vous intéresse,
- auprès du CCAS de la mairie de votre ville,
- sur Internet (à télécharger et imprimer),
- auprès des conseillers Cap Retraite, qui vous aideront à le remplir.
Comment renseigner un dossier d’entrée en Ehpad ?
Le dossier d’admission en maison de retraite comporte une première partie vous permettant de préciser le type d’accueil souhaité (permanent, temporaire, accueil de jour ou accueil de nuit).
Il se compose ensuite de deux volets à renseigner séparément :
Le volet médical – renseigné par le médecin
Le dossier d’inscription en Ehpad comprend un questionnaire médical de 4 pages. Il doit être rempli par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée.
Il permettra d’évaluer l’état de santé du futur résident et de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée. Il devra être mis sous pli confidentiel. Ce questionnaire doit ensuite être validé par le médecin coordonnateur de l’établissement.
Le volet administratif – rempli par le résident
La personne âgée doit également remplir un questionnaire administratif (4 pages du dossier Cerfa). Cette partie peut être renseignée par son référent – travailleur social ou représentant légal.
Dans cette partie du dossier de demande unique d’admission en Ehpad, vous être invité à indiquer :
- l’état civil et la situation familiale du futur résident,
- ses pensions et retraite,
- divers détails qui serviront de base à l’élaboration du projet de vie individualisé.
Volet administratif | Volet médical |
|---|---|
Renseigné par le demandeur (résident ou son représentant) | Renseigné par le médecin traitant ou spécialiste |
|
|
Les pièces à fournir avec le dossier d’Ehpad
Le futur résident devra également fournir plusieurs documents, dont la liste varie en fonction de sa situation personnelle.
Le socle commun des pièces à fournir avec le dossier d’Ehpad comprend les éléments suivants :
- pièce d’identité,
- photocopie du livret de famille,
- carte Vitale,
- attestation de sécurité sociale,
- copie de la mutuelle ou CMUC (couverture maladie universelle complémentaire)
- justificatifs des ressources (montant des retraites, avis d’imposition ou de non-imposition),
- notification de l’APA, lorsque le futur résident est déjà bénéficiaire (APA à domicile pour un séjour temporaire – APA en établissement pour une séjour permanent),
- éventuelle dérogation d’âge pour l’Ehpad (s’il a moins de 60 ans),
- si le futur résident est sous protection juridique : copie de la décision du juge, etc.
Le dépôt du dossier et son
Le dossier peut être adressé directement, par courrier ou email, à chaque résidence envisagée.
Son dépôt revient à faire une demande qui sera étudiée par l’établissement. Le dossier n’est pas accepté automatiquement : la personne est mise sur liste d’attente en attendant la suite de la procédure.
Bon à savoir : le dossier de demande d’admission en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Éhpad) est employé à la fois pour les séjours permanents et pour l’accueil temporaire.
Le dossier n’est qu’une partie de la procédure de demande d’admission en Ehpad. Suivez nos conseils pratiques pour mieux comprende comment mieux préparer l’admission, puis l’entrée en maison de retraite.
Comment préparer l’admission en maison de retraite ?
L’entrée en maison de retraite constitue un changement important dans la vie du seniors et de ses proches. Le choix de l’établissement adapté est sans conteste une partie importante et délicate du processus.
Les critères de recherche de la maison de retraite
La première étape d’une procédure d’admission en Ehpad consiste à définir les critères de recherche de l’établissement adapté aux besoins et attentes de la personne âgée et de sa famille. Plusieurs critères entrent en effet en compte dans le choix d’une résidence :
- les préférences géographiques,
- la durée du séjour (admission en Ehpad pour un hébergement temporaire ou d’une durée indéterminée),
- la dépendance de l’aîné et la prise en charge recherchée,
- le budget de la personne âgée.
La visite des résidences : pour mieux choisir
Il s’agit ensuite de visiter des établissements pour choisir où déposer des dossiers d’admission en Ehpad.
Pour une visite réussie, il est important de vérifier notamment les points suivants :
- environnement général de la maison de retraite (accessibilité, cadre de vie, présence d’un parc, ambiance, accueil lors de la visite…),
- les chambres (leur agencement, l’équipement de la salle de bain…),
- la prise en charge médicale (composition du personnel soignant de la maison de retraite, admission à l’Ehpad de personnes présentant des pathologies spécifiques,
- l’alimentation (cuisine faite sur place, présentation des repas),
- les animations (présence quotidienne ou non d’une équipe d’animation),
- les aménagements de sécurité (unité protégée Alzheimer, caméras de surveillance, barres d’appui),
- l’acceptation des dossiers d’admission des bénéficiaires de l’ASH à l’Ehpad.
La demande d’admission en maison de retraite se fait ensuite sur dossier d’inscription en Ehpad. Vous pouvez le remettre immédiatement ou l’envoyer après une comparaison des différentes options.
Conseil : multipliez vos chances de trouver une place rapidement en déposant un dossier auprès de plusieurs établissements.
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Que ce passe-t-il après le dépôt du dossier à l’Ehpad ? Délais et admission
L’instruction de votre demande d’entrée en Ehpad peut prendre quelques semaines. Ensuite, vous devez parfois attendre qu’une place se libère.
Dans les résidences publiques et les Ehpad aux tarifs les moins chers, les délais d’attente peuvent être de plus de six mois. Dans le privé, la taille des résidences neuves garantit de plus grandes disponibilités. L’entrée intervient souvent en moins d’un moins à compter du dépôt du dossier de demande complet.
La visite de pré-admission en Ehpad
La validation du dossier d’entrée en Ehpad est généralement subordonnée à une visite de pré-admission. Plusieurs membres de l’équipe de la résidence y assistent, notamment :
- le médecin coordonnateur,
- le directeur de la maison de retraite ou son représentant,
- l’infirmière référente,
- le psychologue.
Cette visite de pré-admission en Ehpad offre au résident potentiel l’occasion de découvrir son futur lieu de vie et les professionnels qui y travaillent. Elle permet aussi à l’établissement de s’assurer que la personne âgée consent librement à entrer en maison de retraite.
N’hésitez pas à demander aux conseillers Cap Retraite de vous aider à fixer un rendez-vous avec la maison de retraite de votre choix. Vos démarches seront facilitées par les relations que les conseillers entretiennent avec les administrations de la plupart des établissements !
Les critères d’admission en Ehpad et les motifs de refus
Les disponibilités dans la résidence qui vous intéresse ne garantissent pas nécessairement une acceptation automatique de votre demande. Chaque structure fixe ses propres critères d’admission, fondés sur ses capacités à répondre aux besoins et attentes du résident.
Le dossier d’admission en Ehpad peut être refusé pour les raisons suivantes :
- prise en charge médicale impossible : différentes pathologies ne sont pas prises en charge par tous les établissements. Certains Ehpad ne sont pas en mesure de fournir tous les types de soins et services à un public aux besoins médicaux spécifiques,
- ressources insuffisantes : lorsque les ressources de la personne âgée et de ses obligés alimentaires ne suffisent pas pour acquitter le prix de la maison de retraite, le futur résident peut bénéficier de différentes aides financières, notamment de l’aide sociale à l’hébergement (ASH). Toutefois, une place habilitée à l’ASH n’est pas toujours disponible lors de la demande d’admission en Ehpad,
- âge non atteint : une personne âgée de moins de 60 ans ne peut solliciter une admission en Ehpad que si elle a reçu une dérogation d’âge. C’est le cas notamment pour les personnes handicapées vieillissantes,
- troubles du comportement : plus de la moitié des Ehpad refusent les personnes présentant d’importants troubles du comportement ou troubles psychiatriques. Les addictions et l’agressivité peuvent être un frein important. En revanche, la prise en charge de la désorientation et des difficultés liées à la maladie d’Alzheimer est assurée dans les unités protégées. Celles-ci sont aujourd’hui présentes dans la majorité des établissements.
En cas de refus d’admission dans un Ehpad, il est toujours possible de faire une demande dans une autre maison de retraite, aux caractéristiques plus adaptées. C’est pourquoi il est recommandé de faire des visites dans plusieurs maisons de retraite.
La signature du contrat de séjour
Si le dossier d’admission en maison de retraite est accepté, la personne âgée devra également signer un contrat de séjour avec la résidence.
Ce document fait partie des outils permettant de garantir les droits des résidents, avec le livret d’accueil et la charte des droits et libertés des personnes accueillies.
Les étapes de la procédure d’admission en Ehpad
| Étape | Démarche | Procédure |
|---|---|---|
| 1 | Recherche | Définir les critères de recherche de l’Ehpad adapté |
| 2 | Visite de résidences | Visiter plusieurs Ehpad potentiels |
| 3 | Dossier d’admission en Ehpad | Renseigner un dossier d’admission en Ehpad (dossier unique pour toutes les résidences) |
| 4 | Visite de pré-admission | Rencontrer l’équipe pour la validation du dossier par le médecin coordonnateur et la direction |
| 5 | Entrée en maison de retraite | Une fois le dossier accepté, préparez votre entrée en maison de retraite ! |
Sources :
DREES. 2022. Des résidents de plus en plus âgés et dépendants dans les établissements d’hébergement pour personnes âgées Premiers résultats de l’enquête EHPA 2019. Études et résultats no 1237.
DRESS. 2025. Établissements d’hébergement pour personnes âgées : des résidents aussi âgés et autant en perte d’autonomie qu’en 2019, mais moins nombreux. Premiers résultats de l’enquête EHPA 2023. Études et résultats no 1351.
Questions fréquentes
Faut-il déposer un dossier d’admission en Ehpad pour visiter ?
En général, il n’est pas nécessaire de déposer un dossier de demande d’admission en Ehpad pour pouvoir visiter la résidence une première fois. La plupart des maisons de retraite se feront un plaisir de vous recevoir pour vous présenter la structure et ses prestations.
Combien de temps pour avoir une place en Ehpad ?
Après le dépôt du dossier d’admission en Ehpad, l’attente prend moins de deux mois dans les trois quart des cas (DREES, 2023). Pour un senior sur dix, elle peut tout de même dépasser six mois. Selon l’urgence de votre situation, l’établissement peut privilégier votre dossier. Les délais sont plus longs pour entrer dans les EHPAD publics non hospitaliers et privés associatifs.
Comment accélérer l’admission en Ehpad en cas d’urgence ?
Un dossier d’Ehpad complet est la première condition pour réduire l’attente : la première section permet d’indiquer la date d’entrée souhaitée. Le volet médical doit être bien renseigné par le médecin pour témoigner de l’urgence de la situation. Il est recommandé de soumettre le dossier à plusieurs résidences pour augmenter les chances de trouver une place libre.
Quelles sont les conditions pour entrer en maison de retraite ?
La principale condition pour entrer en maison de retraite est l’âge du demandeur. Pour être admis en Ehpad ou en résidence autonomie, la personne doit être âgée d’au moins 60 ans. Il est possible de demander une dérogation d’âge au conseil départemental.
Des conditions liées à l’état de santé et au niveau d’autonomie existent en fonction du type d’établissement et de ses possibilités de prise en charge.
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